Chọn nơi lưu tài liệu
Hãy dùng một địa chỉ mà bạn có thể quản lý lâu dài. Đó có thể là trang tài liệu trên website, file PDF công khai hoặc trang chia sẻ của dịch vụ lưu trữ. Tên file có thể thay đổi, nhưng link trong mã nên ổn định để bạn không phải in lại thường xuyên.
Nếu tài liệu chỉ dành cho một nhóm nhỏ, đừng biến link chứa quyền riêng tư thành QR đặt ở nơi công cộng. QR không tạo thêm lớp bảo mật cho tài liệu.
Kiểm tra quyền truy cập
- Mở link ở cửa sổ riêng tư. Bạn phải xem được tài liệu khi chưa đăng nhập tài khoản của người tạo.
- Thử trên điện thoại. Kiểm tra file có tải được bằng mạng di động và chữ có đọc được trên màn hình nhỏ.
- Kiểm tra phiên bản. Đọc tên tài liệu, ngày cập nhật và nút tải xuống nếu có.
Tạo mã QR cho tài liệu
Mở công cụ tạo QR cho link, dán URL tài liệu rồi bấm tạo mã. Công cụ tạo mã tĩnh trong trình duyệt. Sau khi tải ảnh, quét lại bằng một thiết bị khác và xác nhận nó mở đúng tài liệu trước khi gửi hoặc in.
Không dán link có chứa mật khẩu, mã OTP, token truy cập hoặc dữ liệu người nhận vào công cụ. Nếu nền tảng tạo link tải tạm thời có thời hạn, QR sẽ ngừng dùng khi link hết hạn.
Đặt QR trong tài liệu in
Đặt mã cạnh câu hướng dẫn ngắn, chẳng hạn “Quét để mở bảng giá”. Giữ vùng trắng xung quanh, không kéo méo ảnh và không đặt trên nền có hoa văn. Với tài liệu nhiều trang, có thể đặt QR ở trang đầu và trang cuối để người đọc dễ tìm.
Đừng chỉ kiểm tra bằng ảnh phóng to trên máy tính. Hãy đặt bản in ở đúng kích thước dự kiến rồi quét từ khoảng cách thực tế.
Khi thay file hoặc đổi nền tảng
Nếu thay nội dung trong cùng một URL, QR thường không cần đổi. Nếu link chuyển sang tên miền hoặc đường dẫn khác, hãy tạo ảnh mới. Sau đó thay bản in cũ, cập nhật bài đăng và kiểm tra các nơi đã chia sẻ.
Checklist trước khi phát hành
- Link mở được khi chưa đăng nhập.
- File đọc được trên điện thoại.
- Link không phải URL tạm thời nếu cần dùng lâu dài.
- QR quét được từ bản in thật.
- Tài liệu không chứa dữ liệu cần giữ kín.